2. Taakgroepen en programmaraad

Het kwaliteitszorgsysteem is een zelfregulerend systeem waarbij alle relevante partijen betrokken zijn. Het fundament van het systeem zijn de taakgroepen waarin alle partijen met elkaar in gesprek zijn en komen tot een breed gedragen inhoud van voorschriften, richtlijnen, aanbevelingen en procedures. Naast de taakgroepen is er een programmaraad om alle door de taakgroepen opgestelde voorschriften, richtlijnen, aanbevelingen en procedures te bekrachtigen. In de maximaal te voorkomen situaties dat taakgroepen er niet uitkomen oordeelt de programmaraad. Daarnaast besluit de programmaraad of een onderwerp in technisch opzicht ‘voorschriftrijp’ is en of er voldoende draagvlak bestaat voor urgentie, kwaliteit, sportveiligheid, duurzaamheid en exploitatie.

Een taakgroep heeft een projectmatig (tijdelijk) karakter. Haar taak en programma worden vastgesteld door de programmaraad. De taakgroep opereert vervolgens geheel zelfstandig binnen haar taak en programma en rapporteert de voortgang aan de programmaraad. Leden van de programmaraad hebben het recht om de vergaderingen van een taakgroep bij te wonen. De leden van de taakgroep worden door de programmaraad benoemd en door de werkorganisatie ondersteund.

Taakgroepen worden door de programmaraad per onderwerp geïnstalleerd met een duidelijke doelstelling, beschikbaar budget en planning. Daarnaast wordt door de programmaraad een penvoerder per taakgroep aangewezen. Deelnemers aan taakgroepen worden door de programmaraad aangewezen met inachtneming van de omschreven eisen zoals beschreven in hoofdstuk 2.5. Taakgroepen representeren bij voorkeur de gehele sector van opdrachtgevers, gebruikers en marktpartijen.

In opdracht van de programmaraad formuleren de taakgroepen op basis van consensus adviezen met betrekking tot:

• Procedures/documenten, die zijn ingesteld voor ontwikkeling binnen het kwaliteitszorgsysteem;
• Inhoudelijke afstemming;
• Borgen van aansluiting bij de nationale, Europese en internationale normen;
• Instemming met verwijzing vanuit andere voorschriften of documenten;
• Vrijgeven voor publicatie als voorschriftontwerp (externe commentaarronde);
• Aanbieden procedure/document aan de programmaraad voor publicatie;
• Escaleren naar programmaraad indien er sprake is van geen consensus.

De penvoerder is onderdeel van de taakgroep en wordt aangewezen door de programmaraad. Hij of zij zorgt voor een goede doorstroming van informatie binnen de taakgroep en richting de programmaraad. De penvoerder brengt verslag uit aan de programmaraad.

Eisen aan penvoerder

De penvoerder is onderdeel van de taakgroep en voldoet minimaal aan de volgende functievereisten:

• Hij of zij is goed geïnformeerd en verantwoordelijk voor de informatieoverdracht vanuit de taakgroepen binnen de scope van het kwaliteitszorgsysteem;
• Hij of zij overziet het stelsel van voorschriften, richtlijnen, aanbevelingen en procedures.

Taken penvoerder

De penvoerder van een taakgroep is verantwoordelijk voor de volgende taken. Hierbij kan hij of zij gebruik maken van de werkorganisatie van sportinfrastructuur voor de uitvoering hiervan:

• Centraal verzamelen van agendapunten en toezien op een adequate informatievoorziening hierover binnen de taakgroep;
• Verzorgen van vergaderstukken en toezien op het gereed zijn van vergaderstukken voor de besluitvorming;
• Vastleggen van besluiten en toezien op adequate informatievoorziening hierover binnen sportinfrastructuur;
• Intermediaire functie tussen de taakgroep en de programmaraad;
• Organiseren en faciliteren van vergaderingen van de taakgroep.

De programmaraad heeft tot doel het optimaal laten functioneren van het zelfregulerende kwaliteitszorgsysteem. De programmaraad bewaakt het overzicht (‘plattegrond’) van het stelsel en identificeert eventuele ‘gaten’. De programmaraad beoordeelt en besluit over te ontwikkelen of aan te passen voorschriften en procedures. Indien de taakgroepen niet komen tot unanieme voorstellen en adviezen, dan oordeelt de programmaraad hierover.

De kern van de samenstelling van de programmaraad wordt gevormd door de VSG als vertegenwoordiger van eigenaren en NOC*NSF als vertegenwoordiger van de gebruikers. De gemeente is de grootste en belangrijkste financier van sportaccommodaties in Nederland en de Sportsector is expert op het gebied van sporttechnische eisen. De leden van de programmaraad moeten het stelsel kunnen overzien, strategisch kunnen denken, namens hun achterban inbreng kunnen leveren, zorgen voor verbinding met andere relevante groepen en actief meedenken in het algemeen belang van een goed samenhangend stelsel, zie de paragraaf eisen in hoofdstuk 2.5. Naast de leden vanuit de gemeenten en de sport heeft de programmaraad een onafhankelijk voorzitter die geen direct belang vertegenwoordigt. Een onafhankelijke secretaris houdt toezicht op het stelsel in samenhang met de wetgeving en de formele normering.

Om te komen tot een samenhangend stelsel van voorschriften en procedures, formuleert de programmaraad besluiten met betrekking tot:

• Welke inhoud in welke voorschriften en procedures zou moeten landen om te komen tot een samenhangend stelsel;
• Gewenste momenten van publicatie en revisie van voorschriften en procedures in nauwe afstemming met het wetgevingstraject.

De programmaraad kan de volgende acties ondernemen:

• Instellen of beëindigen van de taakgroepen;
• Benoemen leden van de taakgroepen;
• Goedkeuren publicatie documenten van de taakgroepen;
• Borging samenhang taakprogramma’s en formele voorschriftcommissies via de secretaris.

De secretaris heeft een onafhankelijke rol binnen de programmaraad. Hij of zij zorgt, onder leiding van de voorzitter, voor een goede doorstroming van informatie binnen de programmaraad, taakgroepen en de werkorganisatie. De secretaris brengt onder leiding van de voorzitter verslag uit aan de programmaraad over de wijze waarop de voorschriften, richtlijnen, aanbevelingen en procedures van de programmaraad worden uitgevoerd en nageleefd.

Eisen secretaris

De secretaris is een onafhankelijk persoon binnen de programmaraad, die minimaal aan de volgende functievereisten voldoet:

• Hij of zij is goed geïnformeerd en verantwoordelijk voor de informatieoverdracht vanuit de werkgroepen Europese normering binnen de scope van het kwaliteitszorgsysteem;
• Hij of zij is nauwkeurig in het uitvoeren van de omschreven taken;
• Hij of zij overziet het stelsel van voorschriften, richtlijnen, aanbevelingen en procedures.

Taken secretaris

De secretaris van de programmaraad is verantwoordelijk voor de volgende taken. Hierbij kan hij of zij gebruik maken van de werkorganisatie van NOC*NSF voor de uitvoering hiervan:

• Opstellen en bijhouden van het overzicht van vigerende voorschriften en procedures;
• Signaleren welke ‘gaten’ er in het stelsel (kwaliteitszorgsysteem) zitten (bijvoorbeeld de behoefte aan voorschriften of procedures);
• Signaleren van ontwikkelingen met betrekking tot de wetgeving en formele normeringen binnen de scope van het kwaliteitszorgsysteem.
• Centraal verzamelen van agendapunten en toezien op een adequate informatievoorziening hierover binnen de sportinfrastructuur, uiterlijk 4 weken voorafgaand aan het overleg van de programmaraad;
• Verzorgen van vergaderstukken en toezien op het gereed zijn van de vergaderstukken voor besluitvorming;
• Vastleggen van besluiten en toezien op adequate informatievoorziening hierover binnen de sportinfrastructuur;
• Bewaken van de uitvoering van genomen besluiten. Verrichten, uitzetten en/of monitoren van actiepunten van de programmaraad;
• Voorbereiden/afwikkelen van (her)benoemingsvereisten en overige ondersteunende taken, die uit de vereisten voortvloeien;
• Voorbereiden/afwikkelen revisie voorschriften en procedures en overige ondersteunende taken, die uit de vereisten voortvloeien;
• Intermediaire functie tussen de werkorganisatie NOC*NSF en de programmaraad;
• Organiseren en faciliteren van vergaderingen van de programmaraad en taakgroepen.

Wanneer een partij of persoon een voorstel tot wijziging van bestaande voorschriften, richtlijnen, aanbevelingen of procedures heeft; of voorschriften, richtlijnen, aanbevelingen of procedures wil laten vervallen; of voorschriften, richtlijnen, aanbevelingen of procedures wil toevoegen, dan kan hij zich tot de secretaris van de programmaraad wenden. Bij dit voorstel wordt een onderbouwing op urgentie, kwaliteit, sportveiligheid, duurzaamheid en kosten inclusief een eventueel benodigd onderzoeksvoorstel gegeven conform formulier uit bijlage 1

Voorschriften, richtlijnen, aanbevelingen en procedures die vanuit de internationale sportbond of (inter)nationale wedstrijdreglementen worden opgelegd worden opgevolgd zonder tussenkomst van de programmaraad. Bij dit type wijzigingen kan de programmaraad wel besluiten over het tijdspad van ingang van de betreffende wijziging.

De programmaraad beoordeelt het voorstel ten minste op de onderwerpen: urgentie, kwaliteit, sportveiligheid, duurzaamheid en kosten. De gemeenten en sport dienen unaniem akkoord te zijn over het instellen van een taakgroep. Het instellen van een taakgroep gaat gepaard met het benoemen van de leden inclusief de penvoerder en een opdracht op basis van de onderwerpen urgentie, kwaliteit, sportveiligheid, duurzaamheid en kosten, een planning en een beschikbaar gesteld budget tot benodigd onderzoek.

De taakgroep werkt binnen samenstelling, budget en planning de opdracht uit en brengt in consensus een advies (gewijzigd) voorschrift, richtlijn, aanbeveling of procedure aan de programmaraad uit. Bij dit advies wordt een onderbouwing conform bijlage 4 ingevuld en is indien benodigd onderbouwd met onderzoek, op basis van toetsbare feiten op minimaal de onderwerpen: urgentie, kwaliteit, sportveiligheid, duurzaamheid en exploitatie.

Vaststelling van wijzigingen aan voorschriften of procedures wordt gedaan door de programmaraad. Deze kan negatief oordelen, ook als in de taakgroep consensus bestaat, bijvoorbeeld bij een te grote afwijking op het originele voorstel aan de programmaraad op de onderwerpen urgentie, kwaliteit, sportveiligheid, duurzaamheid en kosten. Als er in de taakgroep geen consensus is bereikt dan kan de programmaraad de leden aan de taakgroep toevoegen en vragen om opnieuw tot consensus te komen. In het uiterste geval kan de programmaraad een besluit nemen zonder consensus in de taakgroep.

De programmaraad en de taakgroepen streven naar consent (geen bezwaren) of consensus (iedereen eens). Wanneer dit niet lukt zijn voor de taakgroepen en programmaraad de onderstaande procedures beschreven:

Mocht het de taakgroep niet lukken consensus te bereiken, dan moet een aanmerkelijk deel van de leden voorstander zijn van het inbrengen van de casus door de penvoerder bij de programmaraad. De penvoerder legt de casus voor inclusief alle voor- en tegenargumenten. Daarnaast dient, wanneer geen consensus wordt bereikt, een advies van de vooraf aangewezen marktadviseur bijgevoegd te worden bij de casus richting de programmaraad.

Voor het instellen van een taakgroep inclusief het aanwijzen van de leden en de opdracht of het vaststellen of oordelen over een advies van een taakgroep, dienen de gemeente en de sport in de programmaraad unaniem akkoord te zijn. Ten behoeve van de effectiviteit en efficiëntie van het gehele proces is het voor de programmaraad ook mogelijk om een besluit per e-mail vast te stellen.

In algemene zin kan de bijdrage van een lid van de taakgroepen en programmaraad enkel effectief zijn als er wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

• Geloofwaardigheid: kan het lid duidelijk maken dat hij/zij namens een belangrijke achterban spreekt;
• Mandaat: als het lid spreekt namens een bepaalde achterban, dan moet hij/zij hiervoor aantoonbaar het mandaat hebben;
• Goed geïnformeerd zijn: bij personeelswisselingen in de afvaardiging in taakgroepen en programmaraad is het van belang dat een eventuele nieuwkomer zich door de betrokken secretaris/voorzitter vooraf goed laat informeren over wat er speelt, in welke situatie hij/zij moet reageren, met wie hij/zij allianties moet sluiten, e.d.
• Toetsbare bijdrage: bijdragen in het overleg moeten gebaseerd zijn op feiten, zoals verifieerbare meetresultaten. Indien de bijdrage een mening betreft dan dient de inbrenger duidelijk te maken of die mening op persoonlijke titel of als vertegenwoordiging van een achterban wordt ingebracht (zie onder mandaat).

Termijnen van leden van de programmaraad duren twee jaar. Ieder lid mag maximaal 3 termijnen zitting hebben. Voor de voorzitter geldt dat een termijn 4 jaar duurt. Leden van de taakgroepen werken projectmatig en hebben dus geen termijn.

• Stelsel kunnen overzien;
• Actief meedenken in het belang van een goed samenhangend stelsel;
• Vaste vervanger;
• Inhoudelijk expert.

• Bestuurlijk niveau;
• Affiniteit met sport;
• Neutraal, geen belang;
• Empathisch;
• Verbinder;
• Bij voorkeur ervaring met implementatie kwaliteitszorgsysteem in een andere sector.

• 100 procent werkzaam binnen de vertegenwoordigde partij;
• Stelsel kunnen overzien;
• Strategisch kunnen denken;
• Mandaat van de achterban om besluiten te kunnen nemen;
• Actief meedenken in het belang van een goed samenhangend stelsel;
• Bij voorkeur actief op bestuurlijk niveau;
• Vaste vervanger.

De voorzitter van de programmaraad vertegenwoordigt altijd de eigenaar van het kwaliteitszorgsysteem (NOC*NSF). Iedere vier jaar wijzigt de voorzitter. De eigenaar van het kwaliteitszorgsysteem stelt de voorzitter van de programmaraad aan.

Leden van de programmaraad worden gekozen door de eigen achterban. Vanuit het kwaliteitszorgsysteem zijn er geen procedures voor de afvaardiging van stakeholders voor de programmaraad, behalve het aantal vertegenwoordigers. De vertegenwoordiging van de programmaraad bestaat uit:

• Lid binnensport VSG;
• Lid buitensport VSG
• Lid binnensport NOC*NSF.
• Lid buitensport NOC*NSF.

Ieder jaar wordt een stakeholdersanalyse gemaakt van de betrokken partijen door de eigenaar van het kwaliteitszorgsysteem. Het is aan de eigenaar van het kwaliteitszorgsysteem om de stoelen binnen de programmaraad te verdelen. Procedures over de samenwerking binnen de taakgroepen en de programmaraad worden door de programmaraad zelf vastgesteld.

De programmaraad komt viermaal per jaar bijeen in de maanden: januari, april, juli en oktober. Minimaal 4 weken voorafgaand aan de vergadering wordt de agenda aan alle leden van de programmaraad verzonden. Op het moment van de bijeenkomst wordt ervan uitgegaan dat de deelnemers het standpunt van de achterban hebben gepeild en het mandaat hebben om mee te spreken over de onderwerpen van de agenda. In de overleggen van januari en juli is de mogelijkheid om aanspraak te doen op budgetten t.b.v. verbeteringen van voorschriften, richtlijnen, aanbevelingen en procedures.

Agenda en verslagen worden openbaar gedeeld op www.sportinfrastructuur.nl.

De ontwikkeling en het beheer van wetgeving en formele normen m.b.t. sportaccommodaties vallen uitdrukkelijk niet binnen de taken van de programmaraad. Formele normen voor sportaccommodaties vallen onder de verantwoordelijkheid van de Stichting Koninklijk Nederlands Normalisatie Instituut (NEN). De inhoud van aanvullende normen, in het kwaliteitszorgsysteem genaamd voorschriften, en procedures gerelateerd aan sportaccommodaties vallen onder de verantwoordelijkheid van de programmaraad, ondersteund door de (in te stellen) taakgroep(en).